A continuación les explicaré 10 tips
para hacer presentaciones efectivas en PowerPoint y así elaborar un buen
trabajo.
La notoriedad de una diapositiva no
se mide por el contenido de presentaciones que tiene, sino por la habilidad de
decir algo usando el mínimo de esfuerzo. Para comunicar un mensaje claro y
mantener la atención y el interés de la audiencia; reduzca el número de
diapositivas de la presentación al mínimo.
2. Elija estilos de fuente que sean
legibles a la distancia
Elegir el estilo de letra adecuado,
como Helvética o Arial, le ayudará a transmitir mejor su presentación. Evite
utilizar letras pequeñas, como Arial Narrow, y fuentes que incluyan bordes
decorativos o patillas, como Times. Utilice fuentes gruesas y sin detalles si
quiere comunicar firmeza, y utilice fuentes con decoración o fuentes script si
quiere comunicar delicadeza.
3. Elija tamaños de fuente que sean
fáciles de ver a distancia
De igual modo y tan usado como el
estilo de fuente es el tamaño del mismo, el cual le ayudará a transmitir mejor
su mensaje. Piense en el tamaño del auditorio y póngase en el lugar del público
que se sienta en las últimas filas. Si utilizamos letras pequeñas, el público
del fondo no podrá apreciarlas y se distraerá tratando de entender lo que dice
en la diapositiva.
4. Simplifique el texto utilizando
frases cortas
Utilice palabras cortas o imágenes en
todo caso, y procure introducir cada una de ellas en una línea, es decir, sin
ajustar el texto. Esto permitirá que su público lo escuche mientras realiza su
exposición, en lugar de que miren la pantalla. Algunos proyectores cortan las
diapositivas por los bordes, por lo que es posible que las frases largas no se
muestren totalmente.
5. No escriba un testamento, ni
edicto judicial
Muy parecido al tip anterior, no
escriba demasiado texto en una diapositiva, solo utilice títulos y subtítulos.
Si hay mucho que decir, es preferible decirlo verbalmente (usando notas del
orador para no olvidar los detalles). Si escribimos mucho texto corremos el
riesgo de aburrir a los espectadores y caer en el mal hábito de leer la
presentación como si fuésemos un participante más.
6. Compruebe siempre la ortografía y
gramática.
Para ganarse y mantener el respeto de
la audiencia, compruebe siempre la ortografía y la gramática de su
presentación. No hay nada más simple que corregir la ortografía ygramática
presionando la tecla F7 en PowerPoint.
7. Utilice “algunos” elementos decorativos
Utilice gráficos que le ayuden a
exponer la información (líneas, sombras sutiles y otros), pero no agregue
demasiados gráficos a una diapositiva porque podría abrumar a la audiencia. El
hecho de poner muchos objetos generará solamente distracción.
8. Utilice fondos tenues para las
diapositivas y emplee en lo posible temas de Office.
Elija una plantilla o tema atractivo
y coherente que no sea demasiado vistoso. No querrá que el fondo o el diseño
desvíen la atención de su mensaje. Los temas de Office incluyen colores,
fuentes y efectos, además establecen automáticamente el contraste entre un
fondo claro con texto de color oscuro o fondo oscuro con texto de color claro.
9. Cree etiquetas para los gráficos y
diagramas que sean comprensibles.
Utilice sólo el texto que sea
necesario para que los elementos de etiqueta de los gráficos o diagramas sean
fácilmente comprensibles. Utilizar mucho texto en los gráficos los inutilizará.
10. Simplifique la información
Si tiene mucha información por poner
en una diapositiva, utilice mapas conceptuales, diagramas simplificados,
cuadros sinópticos u otros. Puede usar los objetos SmartArt para proporcionar
información visual como listas de procesos, diagramas de Venn u organigramas.
Si siente que esto es muy completo, pruebe utilizando las tablas de PowerPoint
para ordenar de cierta forma la información.
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